Viele Unternehmen geben Datenschutz vertrauensvoll in die Hand eines Datenschutzbeauftragten oder eines Datenschutzkoordinators. Doch auch wenn dieser durch seine Beratung einen effektiven Datenschutz sicherstellt, kann und muss jeder Mitarbeiter im Unternehmen in seinem Aufgabengebiet seinen Beitrag für dessen korrekte Einhaltung leisten. Denn nur, wenn auch die Mitarbeiter die „Do’s and Dont’s“ hinsichtlich des Umgangs mit personenbezogenen Daten kennen, wird das Risiko einer (ggf. für das Unternehmen teuren) Datenpanne oder Datenschutzverletzung minimiert.
Datenschutzschulung für Mitarbeiter nach DSGVO – darum ist sie essenziell
Wenn ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, gehört die Schulung der Mitarbeiter zu seinen Pflichtaufgaben. Ansonsten sieht die DSGVO grundsätzlich keine Schulungspflicht von Mitarbeitern vor. Durch die zu verantwortenden Aufgabengebiete der Mitarbeiter und den Umgang mit personenbezogenen Daten besteht jedoch in der Regel immer die Notwendigkeit, diese zu sensibilisieren und zu schulen. Denn je nach Branche kommt ein geringerer oder auch größerer Anteil der Mitarbeiter im Arbeitsalltag mit personenbezogenen Daten in Berührung. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen oder Banken betrifft das so gut wie jeden Mitarbeiter, in einzelnen Abteilungen eines Unternehmens oft ebenfalls.
In letzter Instanz ist das Unternehmen bzw. deren Verantwortliche für die Einhaltung der DSGVO / BDSG neu verantwortlich. Ein jeder Mitarbeiter trägt jedoch erheblich dazu bei, dass Datenschutz-Richtlinien befolgt, umgesetzt und gelebt werden. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben ist also ohne ein datenschutzkonformes Verhalten der Mitarbeiter nicht zu erreichen.
Durch die Schaffung, Schärfung und Kommunikation eines generellen Bewusstseins für datenschutzrechtliche Vorschriften, stärken Sie auch die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Und das Vertrauen Ihrer Kunden.
Außerdem ist zu erwähnen, dass Bußgeldstrafen für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter im Vorfeld datenschutzrechtlich geschult haben im Ernstfall u. U. geringer ausfallen als für solche, die der Empfehlung einer Schulung nicht gefolgt sind und generell mit dem Thema Datenschutz eher lapidar umgegangen sind.
Wie muss die Datenschutzschulung für Mitarbeiter durchgeführt werden?
Ob als Präsenzschulung oder Onlineunterricht – die Risiken einer Datenpanne lassen sich mit einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter in vielen Fällen reduzieren. Ganz einfach, weil sie diese sensibilisieren.
Onlineschulungen zum Abruf erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Neben dem geringen organisatorischen Aufwand haben sie den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter selbst bestimmen kann, wann er/sie an der Schulung teilnimmt. Das Unternehmen kauft in der Regel das gewünschte Schulungskontingent ein und stellt die Schulung seinen Mitarbeitern zur Verfügung. Auch für kleine Unternehmen ist dies oft die einfachste und kostengünstigste Lösung.
Um den Wissenstand und das Bewusstsein über die datenschutzrechtlichen Vorgaben im Unternehmen dagegen zu maximieren, empfiehlt es sich die Mitarbeiter nicht nur einmalig, sondern in regelmäßigen Abständen zu schulen, um durch regelmäßiges Wiederholen der Schulungen das Wissen zu festigen.
Wer führt in der Regel eine Datenschutzschulung durch?
Zuständig dafür, dass Datenschutzschulungen durchgeführt werden, ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche, meist also der Arbeitgeber. Er delegiert die Aufgabe in der Regel allerdings an eine interne oder externe Stelle. Das ist meist der Datenschutzbeauftragte (DSB). Dieser entscheidet dann darüber, wie er die Schulung durchführt – in Präsenz oder als Online-Schulung.
Inhalte einer Datenschutzschulung
Die in der DSGVO verhafteten Pflichten erfordern, dass jeder Mitarbeiter datenschutzkonform mit personenbezogenen Daten umzugehen weiß.
Dazu zählen unter anderem:
- der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten
- der richtige Umgang mit sensiblen Daten
- die Auskunftspflicht gegenüber Kunden und anderen Dritten
- die Löschpflicht beim Entfallen des Zweckes zum Speichern der Daten
- uvm.
Durch die Vermittlung von konkreten technischen und organisatorischen Methoden zum Umgang mit personenbezogenen Daten, erhalten die Beschäftigten ein Gefühl, warum Datenschutz für das Unternehmen notwendig ist und was sie persönlich zur Datensicherheit an ihrem Arbeitsplatz beitragen können.
Am Ende der vollständig abgeschlossenen Schulung erhält der Teilnehmer ein Zertifikat über die bestandene Teilnahme.
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Tipps für die Durchführung einer Datenschutzschulung für Mitarbeiter
Jede durchgeführte Schulungsmaßnahme sollte grundsätzlich dokumentiert werden. Teilnehmer von Präsenzveranstaltungen sollten ihre Anwesenheit per Unterschrift bestätigen.
Bei Onlineschulungen erledigt die entsprechende Schulungsplattform in der Regel die Organisation sowie die Erfassung und das Nachhalten der Teilnahme.
Ob per Unterschrift oder digitaler Beleg: mit der Dokumentation der Schulungsmaßnahme können der Verantwortliche und der Datenschutzbeauftragte im Fall einer Datenpanne belegen, dass sie ihrer Verantwortung zur Prävention nachgekommen sind.
DSM-Online als Datenschutzsoftware dokumentiert den gesamten Datenschutz im Unternehmen nicht nur strukturiert, im Modul „Datenschutz-Mitarbeiterschulung“ organisieren, verwalten und dokumentieren Unternehmen ihre Online-Schulungen inkl. aller notwendigen Schritte. Von der Einladung der Teilnehmer zur Schulung bis zum Teilnahmezertifikat – transparent & digital. Und eine Basis-Datenschutzschulung mit einem erfahrenen Datenschutzauditor steht direkt zum Abruf bereit.
Mit der Datenschutzschulung von DSM-Online machen Sie Ihre Beschäftigten fit im Datenschutz und qualifizieren sie für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. Und das mit ganz geringem Aufwand.
Vorteile der Online-Datenschutzschulung innerhalb von DSM-Online im Überblick:
- Einfache Organisation von Online-Schulungen (z. B. Verwendung einer eigenen Schulung oder Aktivierung der DSM-Online-Schulung)
- Strukturierte Dokumentation bis auf Teilnehmerebene (Einladung, Erfassen und Belegen der Teilnehmer)
- Ausstellen der Schulungszertifikate für Teilnehmer
- Einfache flexible Kontingentbuchung (1 Teilnehmer entspricht = 1 Schulungskontigent), das nach Bedarf automatisch angepasst wird
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