Am 25. Mai 2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft getreten. Alle Unternehmen müssen sich mit den umfassenden Änderungen auseinandersetzen. Die Prozesse müssen bis zu diesem Datum mit den neuen Datenschutzregeln in Einklang gebracht werden, da sonst hohe Bußgelder drohen. Proaktives Handeln ist nun wichtig.
Datenschutzmanagement ist – sofern es ernsthaft und professionell betrieben wird – eine komplexe Aufgabe mit zahlreichen Tätigkeitsfeldern, zu bearbeitenden Prozessen und Dokumentationspflichten. Essentiell ist für jedes Unternehmen und auch Datenschutzbeauftragte eine geeignete Systematik, um den Überblick über anstehende Aufgaben und wichtige ToDos rund um den Datenschutz zu behalten.
Einblick in die Oberfläche
DSGVO: Brauche ich eine Datenschutz-Software?
Das Gesetz – sowohl die bisherige Regelung wie auch die EU-DSGVO mit dem BDSG(neu) – schreiben das Nutzen eines oder mehrerer Datenschutz-Tools nicht explizit vor. Sie überlassen es den Verantwortlichen, das aus ihrer Sicht geeignete Handwerkszeug einzusetzen, um den rechtlichen Vorgaben und Beschränkungen im Datenschutz ausreichend nachzukommen und hohe Bußgelder zu vermeiden.
Die Entscheidung über die Notwendigkeit einer Tool-seitigen Unterstützung bleibt also dem Unternehmen überlassen. Im Normalfall folgt hier wie in den meisten Make-or-buy-Entscheidungen eine Analyse und Abwägung zwischen dem notwendigen (Human-) Ressourcen-Einsatz einer primär „händischen“ Lösung versus den Anschaffungs- und Betriebskosten einer möglichst automatisierten Tool-Solution.
Datenschutz-Tools gibt es viele am Markt. Viele Softwarelösungen unterstützen Unternehmen und Datenschutzbeauftragte dabei ein entsprechendes konformes Management des Datenschutzes aufzusetzen. Die meisten Lösungen am Markt sind komplex und unübersichtlich. Sie richten sich an Profis im Datenschutz, so dass eine Person ohne tiefgreifende Datenschutz-Kenntnis nicht die Möglichkeit besitzt in diesen Systemen ein Management leicht und einfach zu betreiben.
Das Datenschutz-Tool für Nicht-Profis von DSM-Online
DSM-Online hat dem gegenüber einen innovativeren und damit umfassender einsetzbaren Ansatz gewählt: Gezielt für den Bedarf kleiner und mittelständischer Unternehmen wurde ein Datenschutz-Tool komplett neu entwickelt, das darauf ausgelegt ist, einem Nutzer vom ersten Tag an eine effektive Durchführung von Datenschutz-Aufgaben zu ermöglichen, ohne dass besondere fachliche Vorkenntnisse im Datenschutz vorhanden sein müssen. Es handelt sich so zu sagen um ein Profi-Tool für Nicht-Profis. Durch integrierte Algorithmen führt die Datenschutz Software den Nutzer Schritt für Schritt zu einem adäquaten Datenschutzniveau nach aktuellster Rechtslage. Überdies bieten die technische Umsetzung als reiner Webservice sowie das zielgruppenorientierte Preismodell ein Optimum an Verfügbarkeit, Bedienbarkeit und Invest-Minimierung.
DSM-Online: Sicher, intuitiv und kostengünstig
DSM-Online ist ein Tool für kleine und mittelständische Firmen, die sich selbstständig um den Datenschutz kümmern möchten. Die Zielsetzung ist gesetzlich auf der sicheren Seite zu sein und eine kostengünstige und einfache Lösung zu erreichen. DSM-Online ist eine zeitgemäße Datenschutz-Software, die Sie sicher und selbständig durch den Datenschutz führt, ohne auf Expertenwissen verzichten zu müssen. Das Tool unterstützt Sie dabei mit dem Datenschutz-Wissen und dem Knowhow von zertifizierten externen Datenschutzbeauftragten und Datenschutz-Auditoren. Die neuen Datenschutzregeln können verwirren und bei dem Nutzer schnell für Frust sorgen. Das Datenschutz-Tool von DSM-Online übernimmt die Logik, so dass „Jedermann“ ohne tiefgehendes Know-How im Datenschutz ein adäquates Niveau im Unternehmen aufbauen kann.
Auch bieten wir eine Plattform, auf der auch die Datenschutzbeauftragten der Firmen den Datenschutz sehr gut managen können. Externe Datenschutzbeauftragte können ebenso mehrere Unternehmen in einem Profil (Multi Account) bündeln und administrieren wie auch interne Datenschutzbeauftragte, die einen Unternehmensverbund betreuen.
Unsere Datenschutz-Software übernimmt die Logik und das Fachwissen
Sie können sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren – unsere Datenschutz-Software übernimmt alle Aufgaben in Sachen Datenschutz. Kenntnisse in dem Bereich, der nicht zu Ihren wertschöpfenden Geschäftsprozessen zählt, benötigen Sie nicht. Die Logik und das Fachwissen übernimmt unser Datenschutz-Tool für Sie und erklärt mit viel Unterstützung was Sie tun müssen, um einen adäquaten Stand im Datenschutz zu erreichen und auch zu halten.
Unsere Logik und unser Verständnis ist es den Unternehmen ein effektives, kostengünstiges und einfaches Datenschutz-Tool an die Hand zu geben, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung nachzukommen und den Datenschutz ohne große Unterstützung selber aufzubauen und zu managen. Dabei ist eine strukturierte Vorgehensweise und einfache Handhabbarkeit sehr wichtig.
Eingabe erfolgt – Logik zieht
Unsere Datenschutz Software braucht zunächst Ihren Input, um Ihr Datenschutzmanagement aufzubauen. Zum Start geben Sie die benötigten Stammdaten in das System ein, es führt Sie intuitiv zum nächsten Schritt. Auf Basis Ihrer Eingaben findet nach dem Speichern ein Check statt, ob bis zu dieser Eingabe schon datenschutz-relevante Punkte eingegeben wurden. Falls dies der Fall ist, erstellt die programmierte Logik automatisiert in den einzelnen Modulen weitere Aufgaben, die bearbeitet werden müssen. In jedem Modul werden Sie mit zahlreichen Beispielen und Hilfen unterstützt.
Das Datenschutz-Tool erstellt nicht nur Aufgaben, die Sie nach und nach abarbeiten, sondern stellt Ihnen auch grundsätzlich zahlreiche Vorlagen zur Verfügung um das Datenschutzniveau zu heben. Ihre Eingaben führen zu weiteren Vorlagen, die durch Ihre Eingaben automatisch gefüllt werden um dadurch die notwendige Datenschutz-Dokumentation zu erstellen. Durch Ihre Eingaben und der Logik von DSM-Online werden druckfähige Verträge und Geheimhaltungsvereinbarungen für Ihre Dienstleister und Kunden von unserer Datenschutz-Software erstellt und Prozessbeschreibungen angefertigt.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit auch eigene bereits vorhandene Dokumente oder bereits bestehende Verträge in das System hochzuladen. Auf Wunsch können Sie diese dann auch von unseren Datenschutz-Profis überprüfen lassen.
Mit unserer Datenschutz-Software haben Sie alles im Griff
Sie behalten mit unserem Datenschutz-Tool den Überblick über den Datenschutz in Ihrem Unternehmen. Die Datenschutz Software informiert Sie bei notwendigen To-Dos, die sich aufgrund von Gesetzesänderungen oder durch Gerichtsurteile ergeben haben, damit Sie das aktuellste und höchste Datenschutzniveau in Ihrem Unternehmen wiederherstellen können.
Diese Aktualität ist ein wichtiger Bestandteil. Nur wenn Sie aktuell im Datenschutz aufgestellt sind, können Sie auf Anfragen von Kunden, Dienstleistern, Mitarbeitern und Behörden schnell reagieren. Verwalten Sie diese Anfragen mit DSM-Online genau wie auch ggf. auftretende Datenschutzvorfälle, damit Sie immer auf der richtigen Seite sind.
Kommt es zu Gesetzesänderungen oder zu datenschutz-relevanten Gerichtsurteilen, die einen Einfluss auf den Datenschutz haben, so werden wir umgehend diese Veränderungen in die Logik von DSM-Online einfließen zu lassen. Für Sie entstehen dann ggf. erneut Aufgaben um das Datenschutzniveau hoch zu halten. Sie werden über unsere Datenschutz-Software über solche Veränderungen automatisch informiert, so dass Sie schnell reagieren können.
Unsere Datenschutz-Software und seine integrierte Logik übernimmt die Aufgabe, immer das aktuellste Datenschutzwissen effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen und unterstützt Sie mit vielen Informationen dabei, Ihren Datenschutz im Unternehmen verlässlich zu organisieren.