Datenschutz für Freelancer: Ein Leitfaden
Freelancer, freie Mitarbeiter und Freiberufler bieten Unternehmen eine flexible Möglichkeit, Fachwissen und Ressourcen zu nutzen, ohne feste Mitarbeiter einstellen zu müssen. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancern ist jedoch der Datenschutz ein essenzielles Thema, das sorgfältig behandelt werden muss. Bei der Tätigkeit kommen sie oft zwangsläufig in Kontakt mit unterschiedlichen personenbezogenen Daten des Unternehmens. Beispielsweise bei der Planung einer Marketingkampagne oder der Zusammenarbeit mit einer bestimmten Abteilung wie Personal, Buchhaltung etc. In diesem Beitrag erklären wir, welche Konstellationen möglich sind und wie Unternehmen den Datenschutz für Freelancer konform zur DSGVO umsetzen können.
Unterschiede zwischen Freiberuflern und Freelancern
Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass der Begriff „Freiberufler“ bestimmte Berufe bezeichnet und nicht ein Beschäftigungsverhältnis. Ein Freelancer hingegen ist eine Person, die freiberuflich arbeitet und über verschiedene Verträge mit Unternehmen verbunden ist. Diese Unterscheidung ist entscheidend für die datenschutzrechtliche Einordnung auch im Hinblick auf den Datenschutz für Freelancer.
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In der Beschäftigung – Datenschutz für Freelancern
Die datenschutzrechtliche Behandlung eines Freelancers hängt maßgeblich davon ab, ob er seine Aufträge nach den Anweisungen des Unternehmens ausführt und wie er in das Unternehmen eingebunden ist. Ein maßgebliches Abgrenzungskriterium ist also Weisungsgebundenheit und Eigenverantwortlichkeit. Dies bestimmt im Wesentlichen beispielsweise, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich ist. Zu prüfen sind also die folgenden wichtigen Faktoren:
- Verantwortlichkeit: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
- Weisungsgebundenheit: Wie stark ist der Freelancer in den Arbeitsablauf des Unternehmens eingebunden?
- Ortsgebundenheit: Wo und mit welcher Hardware arbeitet der Freelancer?
Drei Szenarien für den Datenschutzstatus von Freelancern
Praktische Umsetzung beim Datenschutz für Freelancer
Um datenschutz-seitige Probleme zu vermeiden, sollte zunächst die Eingliederung des Freelancers sorgfältig geprüft werden. Ein wesentliches Abgrenzungskriterium ist zwar die Weisungsgebundenheit oder Eigenverantwortlichkeit, hier sind aber weitere Kriterien und Faktoren zur Absicherung zu berücksichtigen.
Ein Datenschutzbeauftragter hilft bei der zuverlässigen Einordnung. Gerne können Sie uns dazu kontaktieren.
Unterstützung durch unsere Datenschutzmanagementsoftware
Unsere Datenschutzmanagementsoftware bietet Ihnen umfassende Unterstützung und Absicherung bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien für die Beschäftigung von Freelancern. Mit unserer Software können Sie:
- Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren und dokumentieren.
- Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) effizient verwalten und sicherstellen, dass alle Anforderungen gemäß Art. 28 DSGVO erfüllt sind.
- Datenschutzschulungen und Vertraulichkeitserklärungen systematisch organisieren und nachverfolgen.
- Datenschutzkonforme Prozesse für die Datenverarbeitung durch Freelancer einrichten und überwachen.
- Risiken der Scheinselbstständigkeit durch detaillierte Aufzeichnungen und regelmäßige Überprüfungen minimieren.
Unsere Software erleichtert es Ihnen, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und bietet Ihnen die notwendige Transparenz und Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Freelancer.
Fazit
Freelancer können in verschiedenen Rollen agieren, und ihre datenschutzseitige Einordnung muss im Einzelfall geprüft werden. Unternehmen sollten präzise vertragliche Vereinbarungen treffen, die die Weisungsgebundenheit und Verantwortlichkeiten klar regeln und somit Geldbußen zu umgehen. Durch Umsicht und genaue Einhaltung der DSGVO-Vorgaben kann das Risiko von Datenschutzverstößen und auch Scheinselbstständigkeit minimiert werden. Datenschutzsoftware unterstützt Sie bei der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Unterstützung?
DSM-Online hilft Ihnen nicht nur bei der Organisation Ihres Datenschutzes, der Definition Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Datenschutz-Folgeabschätzung, sondern auch bei der Verwaltung von Betroffenenrechten und Verletzungen, dem Erstellen von Hinweispflichten, Verträgen zur Auftragsverarbeitung, Geheimhaltungsvereinbarungen und vielem mehr.
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