Datenschutz im Unternehmen: Effiziente Umsetzung mit einer Softwarelösung

Unternehmen müssen personenbezogene Daten Ihrer Kunden, Mitarbeiter, Kollegen und Kooperationspartner schützen. Das gehört zu ihren Pflichten. Erfahren Sie, wie mittelständische Unternehmen Datenschutz effizient umsetzen können.

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Datenschutz-Grundlagen

Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO im Jahr 2018 sind alle Unternehmen – unabhängig von Größe oder Branche – verpflichtet, personenbezogene Daten rechtskonform zu verarbeiten. Der Schutz dieser Daten ist Pflicht.

Im Zeitalter von Digitalisierung und Globalisierung gewinnt Datenschutz im Unternehmen weiter an Bedeutung – und wird gleichzeitig komplexer. Ziel der DSGVO ist es, einheitliche Standards in ganz Europa zu schaffen und die Rechte der Betroffenen zu stärken.

Das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) ergänzt die EU-Vorgaben auf nationaler Ebene. Verstöße gegen die Regelungen können zu hohen Bußgeldern oder einfach nur für Ärger und unnötigen Auffand führen – umso wichtiger ist eine strukturierte und dokumentierte Umsetzung. Wie Sie Ihr Unternehmen datenschutzfit machen, zeigen wir Ihnen.

Was bedeutet die DSGVO für Unternehmen?

Datenschutz im Unternehmen ist längst kein „Großkonzern-Thema“ mehr: Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss deren Schutz nachweislich sicherstellen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen voll in der Verantwortung, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Das gilt für Arztpraxen genauso wie für Handwerksbetriebe, Kanzleien, Online-Shops, Handel oder Produktionsbetriebe. Im Fall einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde muss lückenlos dokumentiert werden können, wie mit personenbezogenen Daten umgegangen wird – von der Erhebung bis zur Löschung.

Der rechtliche Rahmen ist klar: Datenschutz schützt nicht Daten, sondern Menschen. Ziel ist es, die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen zu wahren – wie es das Grundgesetz (Art. 1 & 2 GG) und das BDSG vorgeben. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen daher bereits vor der eigentlichen Datenverarbeitung zu einer Risikoprüfung, der sogenannten Datenschutz-Folgenabschätzung. Hierbei geht es darum, potenzielle Risiken zu erkennen und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen.

Wer das frühzeitig und systematisch angeht, senkt nicht nur das Risiko von Bußgeldern, sondern schafft auch Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern – und kann sich entspannt auf sein Tagesgeschäft konzentrieren.

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Typische Herausforderungen beim Datenschutz im Unternehmen

Vielen Verantwortlichen in mittelständische Unternehmen ist durchaus bewusst: Datenschutz ist wichtig. Doch zwischen Tagesgeschäft, Fachkräftemangel und begrenzten Ressourcen bleibt oft wenig Zeit, sich intensiv mit der DSGVO auseinanderzusetzen. Die Folge: Unsicherheit, Zettelwirtschaft und das Gefühl, nie ganz auf der sicheren Seite zu sein.

Zu den häufigsten Stolpersteinen gehören:

Fehlendes Fachwissen
Datenschutz ist komplex – und für die meisten kein Kernthema. Wie Steuern, Webseitenerstellung etc. Ohne Schulungen und klare Zuständigkeiten oder Unterstützung wird’s schnell unübersichtlich.
Keine klaren Prozesse
Wer darf was speichern? Wo liegen die Daten? Gibt es ein Löschkonzept? – In vielen Unternehmen fehlen standardisierte Abläufe.
Veraltete oder fehlende Dokumentation
Die DSGVO fordert Nachweisbarkeit. Aber das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten liegt oft irgendwo auf dem Server – wenn überhaupt.
Aufwendige Einzelmaßnahmen
Statt einer durchdachten Lösung entstehen oft Insellösungen: Ein Datenschutzordner hier, ein Online-Tool dort – aber kein Gesamtüberblick.

All das führt zu einem Dauerzustand: reaktiv statt proaktiv. Und das ist riskant und uneffektiv.

Die gute Nachricht: Datenschutz muss nicht teuer sein. Mit einer passenden Datenschutzsoftware lässt sich alles strukturieren, vereinfachen und automatisieren.

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Wichtige Fragen zum Datenschutz in Unternehmen.

Bevor wir zu Lösungen kommen, klären wir nachfolgend 5 wichtige Datenschutz-Basics für Unternehmen.

1. Was sind personenbezogene Daten?

Als personenbezogene Daten gelten all jene Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person zurückführen lassen. Hierzu zählen der Vor- und Nachname, das Geschlecht, der Beruf, der Familienstand, die Kinderanzahl usw. – kurz gesagt, Daten, die eine natürliche Person beschreiben bzw. dabei herangezogen werden können, um diese zu identifizieren. Auch Ethnie, politische Meinung, Religiosität, Weltanschauung, Gewerkschaftszugehörigkeit, Informationen zum Gesundheitszustand sowie Informationen zur Sexualität, sogar die IP-Adresse zählen zu den personenbezogenen Daten.

2. Welche Daten dürfen Unternehmen speichern?

Die oberste Prämisse für den Datenschutz im Unternehmen ist die Datensparsamkeit. Es ist nicht erlaubt, wahllos Daten zu sammeln. Es muss stets ein Grund für die Erhebung von personenbezogenen Daten vorliegen. Auch muss zur Verarbeitung eine entsprechende Erlaubnis vorliegen, z.B. eine schriftlichen Einwilligung. Laut Art. 7 der DSGVO ist eine solche Einwilligung nur dann rechtskonform, wenn die betroffene Person im Vorfeld in „verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache“ über den Sachverhalt aufgeklärt wurde. Auch hat diese Person zu jeder Zeit das Recht auf Widerruf.

3. Was ist Auftragsdatenverarbeitung und was müssen Unternehmen hier beachten?

Sobald ein anderes Unternehmen den Zugriff auf Ihre Kundendaten hat und diese in Ihrem Auftrag verarbeitet, so handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung (AV), der ein AV-Vertrag zugrunde liegen muss. Die DSGVO verpflichtet den Auftraggeber dazu, dass eine Zusammenarbeit nur mit „Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet sind.“ (Art. 28 Abs. 1 DSGVO)

Sie müssen bereits AV-Verträge abschließen, wenn Sie…

Verarbeitungstätigkeiten outsourcen
eine Trackingsoftware (z. B. Google Analytics) nutzen
externe Dienstleister z. B. mit Marketing und den Versand Ihres Newsletters betrauen
Ihre Buchhaltung von einem externen Unternehmen machen lassen
Ihre Server außerhalb Ihres Hauses stehen haben
Fernwartungssysteme nutzen

4. Ab wann müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Ein Datenschutzbeauftragter kümmert sich um Datenschutz im Unternehmen. Ihm obliegt die Gewährleistung eines DSGVO-konformen Umgangs, also der Einhaltung relevanter Datenschutzvorschriften im Umgang mit personenbezogenen Daten. Er selbst kümmert sich jedoch nicht im Alleingang um den innerbetrieblichen Datenschutz, vielmehr ist der Datenschutz eine Aufgabe für die gesamte Organisation. Der Datenschutzbeauftragte überwacht dabei die Einhaltung der datenschutzrelevanten Gesetze und führt Schulungen der Mitarbeiter durch, begleitet notwendige Datenschutzfolge-Abschätzungen und untersucht Datenschutzverstöße im Unternehmen. Der Datenschutzbeauftragte ist zusätzlich der Ansprechpartner nicht nur für die Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Interessenten, sondern auch der Ansprechpartner für die Datenschutzaufsichtsbehörden.
Gemäß der EU-DSGVO ist es jedem Unternehmen freigestellt, einen Datenschutzbeauftragten aus den eigenen Reihen zu benennen oder aber einen fachkundigen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Wie können Unternehmen ihre Datenschutzbemühungen nachweisen?

Schon das alte BDSG verlangte von Unternehmen, ein Verfahrensverzeichnis zu führen. Die DSGVO greift diesen Gedanken auf – in Form des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss diese Vorgänge lückenlos, verständlich und nachvollziehbar dokumentieren.

Die DSGVO geht aber noch einen Schritt weiter:
Gemäß Artikel 5 und 24 sind Unternehmen verpflichtet, ihre Datenschutzmaßnahmen nicht nur umzusetzen, sondern auch nachweisen zu können, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Stichwort: Rechenschaftspflicht.

Die Lösung: Datenschutz im Unternehmen einfach umsetzen

Ihre Datenschutzmaßnahmen müssen nachvollziehbar dokumentiert und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. In der Praxis ist das für viele mittelständische Unternehmen eine echte Herausforderung. Am einfachsten gelingt der Nachweis durch ein toolgestütztes Datenschutzmanagement-System. Hier kommt unsere Datenschutzmanagementsoftware ins Spiel.

Was unsere Software für Ihr Unternehmen leistet:

Geführte Prozesse: Ob Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder Datenschutz-Folgenabschätzung – die Software leitet Sie Schritt für Schritt auf Basis Ihrer Eingaben durch alle Anforderungen für Ihr Unternehmen.
Dokumentenerstellung: Kein Problem. Dank Vorlagen und intelligenten Eingabemasken generieren Sie für den Datenschutz notwendige Dokumente in Handumdrehen.
Alles an einem Ort: Keine Zettelwirtschaft, keine verteilten Word-Dokumente – sondern eine zentrale, übersichtliche Plattform über neue und bereits bestehende Dokumente.
Schulungen inklusive: Mit integrierbaren Mitarbeiterschulungen erfüllen Sie Ihre Rechenschaftspflichten gleich mit.
Effizient & zeitsparend: Automatisierte Prozesse und smarte Erinnerungen sorgen dafür, dass Datenschutz nicht zum Zeitfresser wird und Sie an wichtige Überprüfungen erinnert werden.

Unsere Lösung ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten. Ohne kompliziertes IT-Setup, ohne juristische Fachkenntnisse. Mit unserer Software wird Datenschutz im Unternehmen zur Stärke – statt zur Belastung. Und ab sofort ganz einfach.

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