DSGVO Einwilligung im Griff: So managen KMU Einwilligungen digital

In welcher Form ist eine Einwilligung gültig?

Einwilligungen können grundsätzlich auf verschiedene Arten erteilt werden:

• Schriftlich (z. B. mit Unterschrift auf Papier)
• Elektronisch (z. B. per Klick oder digitaler Signatur)
• Mündlich (z. B. am Telefon oder im persönlichen Gespräch)

Alle drei Formen sind erlaubt – aber nur, wenn die Anforderungen der DSGVO erfüllt sind. Und genau hier liegt das Problem:

• Mündliche Einwilligungen sind zwar schnell gegeben, aber schwer nachweisbar. Und das Unternehmen ist in der Nachweispflicht.
• Papierformulare lassen sich schlecht zentral verwalten, gehen verloren oder werden nicht richtig abgelegt.
• Elektronische Einwilligungen sind ideal – wenn sie systematisch erfasst und dokumentiert werden.

Digital schlägt Analog: Während mündliche Absprachen kaum belegbar sind und Papierordner im Keller verstauben, bieten elektronische Einwilligungen die nötige Rechtssicherheit – sofern sie systematisch erfasst werden.

Wann ist eine DSGVO Einwilligung zwingend erforderlich?

Die DSGVO folgt dem Prinzip des „Verbots mit Erlaubnisvorbehalt“. Das bedeutet: Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten ist erst einmal untersagt – es sei denn, es gibt eine Rechtsgrundlage. Die Einwilligung ist dabei der „Joker“, der immer dann ins Spiel kommt, wenn gesetzliche Regelungen, die Vertragserfüllung oder das berechtigte Interesse nicht mehr ausreichen.

In diesen vier Kernbereichen des Unternehmensalltags ist die DSGVO Einwilligung heute unverzichtbar:

1. KI-Tools & Innovation: Der neue Standard

Wer Künstliche Intelligenz nutzt, bewegt sich oft außerhalb klassischer Standardprozesse. Hier ist die Einwilligung die wichtigste Absicherung:

• KI-Training: Nutzung von Unternehmens- oder Kundendaten, um interne Sprachmodelle zu trainieren oder zu verfeinern.
• Smart Assistants: Einsatz von KI-Tools im Kundenservice (z. B. Chatbots), die Profile analysieren.
• Transkription & Analyse: Automatisierte Protokollierung und Auswertung von Meetings durch KI-Bots.

2. Mitarbeitende: Über das Pflichtprogramm hinaus

Sobald die Datenverarbeitung nicht mehr rein für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses zwingend ist:

• Employer Branding: Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Website oder Social Media.
• Gesundheitsmanagement: Verarbeitung sensibler Daten im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM).
• Monitoring: Einsatz moderner Software-Tools zur Performance-Messung, die über das Notwendige hinausgehen.

3. Kund:innen & Marketing: Vertrauen als Basis

Werben darf man nur, wer es erlaubt – das gilt heute strenger denn je:

• E-Mail-Marketing: Rechtssichere Anmeldung zum Newsletter (Double-Opt-in).
• Lead-Generierung: Nutzung von Daten zu Werbezwecken bei Interessent:innen ohne bestehenden Vertrag.
• CRM-Pflege: Speicherung detaillierter Profile zur individuellen Betreuung.

4. Events & Öffentlichkeit: Sichtbarkeit mit Sicherheit

Veranstaltungen sind Goldgruben für Content, aber eine rechtliche Grauzone ohne saubere Dokumentation:

• Visual Content: Foto- und Videoaufnahmen von Teilnehmenden bei Events.
• Print & Online: Nutzung dieser Bilder für Flyer, Broschüren oder Plattformen Dritter.
• Datentransfer: Weitergabe von Teilnehmerlisten an Sponsoren oder Partnerunternehmen.

Besonderer Schutz: Bei Minderjährigen unter 16 Jahren ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten zwingend erforderlich – ein Bereich, bei dem Aufsichtsbehörden besonders genau hinschauen.

Das Risiko: Die Einwilligung ist da, aber unauffindbar

Eine Einwilligung ist wertlos, wenn sie nicht jederzeit auffindbar, zweifelsfrei nachvollziehbar und aktuell ist.

Gerade bei dynamischen Themen wie KI müssen Sie nachweisen können, dass der Nutzer exakt über diese neue Art der Verarbeitung informiert wurde. Während die manuelle Suche in Papierordnern hier scheitert, liefert ein digitales Einwilligungsmanagement den rechtssicheren Nachweis auf Knopfdruck.