5. Oktober 2026

HINWEISGEBERSYSTEM – „Speak-Up“-Kultur für das Unternehmen!

Kurz gesagt: Ein Hinweisgebersystem ist ein vertraulicher Meldekanal, über den Mitarbeitende und weitere Personen Rechtsverstöße und Missstände im Unternehmen melden können. Seit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten gesetzlich verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Ob Briefkasten, Hotline, Ombudsperson oder digitale Software: Entscheidend ist, dass Meldungen vertraulich bearbeitet werden und Hinweisgebende vor Repressalien geschützt sind.

Fast jedes Unternehmen kennt das Problem: Missstände fallen auf, aber niemand spricht sie an. Laut einer IBE-Studie schweigen über 40 % der Mitarbeitenden lieber. In diesem Artikel erfährst du, wer ein Hinweisgebersystem einführen muss, welche Meldekanäle es gibt, was du dabei beachten musst und wie du eine Speak-up-Kultur aufbaust.

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Wer muss ein Hinweisgebersystem einführen?

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das seit dem 2. Juli 2023 gilt, müssen Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist die Übergangsfrist am 17. Dezember 2023 abgelaufen, die Pflicht gilt also bereits jetzt.

Das Gesetz schützt Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Verstöße melden. Dazu gehören Arbeitnehmende, Beamte, Selbstständige, Gesellschafter, Praktikanten, Freiwillige und Mitarbeitende von Lieferanten, auch wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat. Sanktions- und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber hinweisgebenden Personen sind verboten.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist ein System, das Beschäftigten und Personen aus dem Umfeld des Unternehmens einen vertraulichen Kommunikationskanal eröffnet, um mögliche Straftaten, Rechtsverstöße und Ethikverstöße zu melden. Es kann aus verschiedenen Meldekanälen bestehen, vom einfachen Briefkasten bis zur digitalen Software.

Welche Meldekanäle gibt es im Vergleich?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Technik vor, Meldungen müssen aber mündlich oder in Textform möglich sein. Die gängigen Kanäle unterscheiden sich vor allem bei Erreichbarkeit, Aufwand und Vertrauen:

Meldekanal	Vorteile	Nachteile
Briefkasten	Einfach einzurichten	Erreicht die zuständige Person nicht zielsicher; bei anonymer Meldung keine Rückfragen und kein Feedback zum Bearbeitungsstand möglich
Telefonhotline	Persönlicher Kontakt	Hoher Personalaufwand und Kosten, rund um die Uhr kaum leistbar; Anrufbeantworter erlaubt keine Rückfragen; wenig Vertrauen in die Anonymität
Ombudsperson (intern oder extern, meist Anwält:in oder Berater:in)	Vertrauenswürdig, kann Plausibilität und Glaubwürdigkeit prüfen	Nur eingeschränkt erreichbar
Digitales Hinweisgebersystem	Rund um die Uhr und von überall erreichbar, zentrale Anlaufstelle, anonyme Rückfragen über ein Postfach möglich, Fälle digital dokumentierbar	Erfordert eine Software-Lösung

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Wie funktioniert ein digitales Hinweisgebersystem?

Ein digitales Hinweisgebersystem ist eine Software, über die Hinweisgebende eine Meldung abgeben, zum Beispiel über eine Internetseite, die das Unternehmen allen Beschäftigten zur Verfügung stellt. Die Meldung kann anonym oder unter Angabe der persönlichen Daten erfolgen. Ein integriertes Postfach hält den Kontakt zwischen Bearbeiter:in und Hinweisgebendem, auch anonym.

Whistlebox setzt das in fünf Schritten um:

Account einrichten: Das Unternehmen richtet einen Account ein und erhält einen Link für Hinweisgebende.
Meldung abgeben: Hinweisgebende tragen anonym und sicher ihre Angaben ein (Regelverletzung, Gesetzesverstoß oder sonstiger Hinweis).
Benachrichtigung: Hinterlegte Bearbeiter:innen werden automatisch informiert, sobald ein neuer Hinweis eingeht.
Bearbeitung: Der Hinweis wird digital verwaltet und bearbeitet.
Status abrufen: Hinweisgebende können jederzeit den Bearbeitungsstatus einsehen.

Whistlebox ist ein Produkt der CPExperts GmbH und stammt aus dem Umfeld von DSM-Online. Die Software ist auf einfache Bedienung ausgelegt und setzt die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes um.

Welche Fristen und Pflichten gelten für die Meldestelle?

Die interne Meldestelle muss den Eingang einer Meldung spätestens nach 7 Tagen bestätigen und den Hinweisgebenden innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen geben. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person muss gewahrt werden, und die Meldungen sind zu dokumentieren. Anonyme Meldungen müssen nicht zwingend ermöglicht werden, sollen aber bearbeitet werden, wenn sie eingehen.

Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen sich eine Meldestelle teilen oder Dritte, etwa eine externe Ombudsperson, damit beauftragen.

Was kostet ein Hinweisgebersystem?

Die Kosten hängen von der Zahl der Beschäftigten, dem Funktionsumfang und der Art des Meldekanals ab. Eine Telefonhotline oder eine externe Ombudsperson verursacht laufende Personalkosten, digitale Systeme werden in der Regel als Software-Abonnement abgerechnet. Bei der Auswahl solltest du auf folgende Punkte achten:

Anzahl der Beschäftigten bzw. Standorte, die abgedeckt werden müssen
Möglichkeit zur anonymen Meldung und zum anonymen Rückkanal
Fristenüberwachung (7 Tage / 3 Monate) und Dokumentation
Hosting-Standort und Datenschutzkonformität

Hinweisgebersystem bereits ab 69€ im Jahr

Warum schweigen Mitarbeitende, und wie baust du eine Speak-up-Kultur auf?

Laut der IBE-Studie nannten befragte Mitarbeitende unter anderem diese Gründe, nichts zu melden, und das hilft dagegen:

"Das liegt außerhalb meines Verantwortungsbereichs." Informiere regelmäßig darüber, dass das Melden von Missständen Aufgabe aller ist, unabhängig von Position und Betriebszugehörigkeit.
"Das macht man hier eben so." Richtlinien und Schulungen geben eine Grundlage, was akzeptables Verhalten ist. Die Grenze verschwimmt sonst schnell unbemerkt.
"Meine Meldung wird sowieso nicht ernst genommen." Feedback hilft: entweder anonym über das Hinweisgebersystem oder durch eine unternehmensweite Fallstudie.
"Das Problem ist nicht so schwerwiegend." Eine verankerte Speak-up-Mentalität und ein digitaler Kanal erlauben es, unverbindlich und anonym nachzufragen.
"Meine Meldung könnte das Betriebsklima verschlechtern." Vertrauliche und anonyme Meldekanäle senken das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen.
"Ich wusste nicht, an wen ich mich wenden soll." Weise regelmäßig auf deine Meldekanäle hin, etwa per Rundmail, Video oder Banner.

Was hat ein Hinweisgebersystem mit Datenschutz zu tun?

Ein Hinweisgebersystem verarbeitet personenbezogene Daten, nämlich die von Hinweisgebenden, Beschuldigten und Dritten. Deshalb gehört die Verarbeitung in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, und du brauchst passende technische und organisatorische Maßnahmen, zum Beispiel für Zugriffsrechte und Löschfristen. Wenn du einen Dienstleister einsetzt, ist außerdem ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig.

Mit DSM-Online dokumentierst du all das an einem zentralen Ort.

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Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem

Wer muss ein Hinweisgebersystem einführen?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Die Übergangsfrist für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist am 17. Dezember 2023 abgelaufen.

Muss ein Hinweisgebersystem digital sein?
Nein. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Technik vor, Meldungen müssen aber mündlich oder in Textform möglich sein. Ein digitales System ist in der Praxis meist die einfachste Lösung, weil es rund um die Uhr erreichbar ist und Fristen und Dokumentation unterstützt.

Muss ein Hinweisgebersystem anonyme Meldungen ermöglichen?
Eine gesetzliche Pflicht, anonyme Meldekanäle bereitzustellen, besteht nicht. Anonym eingehende Meldungen sollen aber bearbeitet werden. Ein anonymer Kanal senkt die Hemmschwelle für Hinweisgebende deutlich.

Welche Fristen gelten bei einer Meldung?
Der Eingang muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, und innerhalb von 3 Monaten muss eine Rückmeldung zu den ergriffenen Maßnahmen erfolgen.

Was passiert, wenn ein Unternehmen keine Meldestelle einrichtet?
Das Fehlen einer vorgeschriebenen internen Meldestelle ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro geahndet werden.