4. August 2026
Was macht ein Datenschutzbeauftragter?
Kurz gesagt: Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) sorgt dafür, dass ein Unternehmen die Vorgaben der DSGVO einhält. Zu seinen Kernaufgaben gehören die Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, Risikoanalysen (Datenschutz-Folgenabschätzungen), Mitarbeiterschulungen und die Funktion als Ansprechpartner für Behörden, Kunden und Mitarbeitende. Er entscheidet dabei nicht selbst über Maßnahmen, sondern berät, überwacht und schlägt vor.
Sie wurden zum Datenschutzbeauftragten ernannt oder denken darüber nach, dieses Amt zukünftig zu übernehmen und fragen sich nun, welche Aufgaben zukünftig auf Sie zukommen werden? Wir haben für Sie alle wichtigen und konkreten Aufgaben zusammengefasst.
Wofür ist ein Datenschutzbeauftragter zuständig?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist in erster Linie dafür verantwortlich, dass die Datenschutzvorschriften der DSGVO eingehalten werden. Generell lassen sich seine Aufgaben in zwei Kategorien unterteilen:
- Ausreichendes Datenschutzniveau herstellen
- Datenschutzniveau erhalten und verbessern
Wichtig zur Abgrenzung: Die direkte Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen liegt nicht in der Entscheidungsgewalt des Datenschutzbeauftragten. Er berät, arbeitet Maßnahmen aus und schlägt sie vor – die Umsetzung, Implementierung und Einhaltung liegt beim Unternehmen selbst. Dafür benötigt er einen Überblick über sämtliche Prozesse und Verarbeitungsverzeichnisse. Zudem arbeitet er mit der Datenschutzbehörde zusammen und beantwortet datenschutzrechtliche Fragestellungen, die an ihn oder das Unternehmen gerichtet werden.
Um welche Aufgaben aus der DSGVO kümmert sich ein Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt fünf zentrale Aufgabenbereiche: das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, das Löschkonzept, Risikoanalysen, Mitarbeiterschulungen und die Funktion als fachkompetenter Ansprechpartner.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert der Datenschutzbeauftragte die verschiedenen Verarbeitungsvorgänge im Unternehmen entsprechend der DSGVO – Art und Umfang der Datenverarbeitung. Die Zusammenstellung erfolgt in Kooperation mit den jeweiligen Fachbereichen; der DSB ist für die fortlaufende Aktualisierung verantwortlich.
Löschkonzept
Aus den Verarbeitungstätigkeiten ergeben sich jeweils die Aufbewahrungs- und Löschfristen, wofür wiederrum ein Löschkonzept verpflichtend wird.
Risikoanalyse (Datenschutz-Folgenabschätzung)
Eine weitere zentrale Aufgabe des Datenschutzbeauftragten ist die Risikoeinschätzung bei Verarbeitungstätigkeiten. Immer wenn eine Verarbeitungstätigkeit oder eine neue technische Maßnahme ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person beinhaltet, muss eine Risikobewertung erfolgen. Auch hier ist der Datenschutzbeauftragte beratend und überwachend in der Bewertung der zu treffenden Schutzmaßnahmen zuständig (Datenschutz-Folgenabschätzung).
Mitarbeiterschulungen
Die Grundlage zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben bilden geschulte Mitarbeitende. Der Datenschutzbeauftragte schult und sensibilisiert die Belegschaft im Umgang mit personenbezogenen Daten, technischen Endgeräten und den Gefahren der elektronischen Verarbeitung.
Fachkompetenter Ansprechpartner
Last but not least ist der Datenschutzbeauftragte vor allem fachkompetenter Ansprechpartner in allen Datenschutzthemen für Mitarbeiter, Geschäftsführung und Kunden eines Unternehmens.
Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Als Faustregel gilt: Sobald sich mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, muss ein Datenschutzbeauftragter benannt werden. Nicht die Branche oder die Unternehmensgröße insgesamt ist dabei ausschlaggebend, sondern diese Zahl.
Unabhängig von der 20-Personen-Grenze gilt die Pflicht außerdem, wenn:
- Unternehmen sensible Daten verarbeiten oder neue Technologien einsetzen und deshalb einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterliegen,
- die Kerntätigkeit des Unternehmens eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erfordert,
- die Kerntätigkeit des Unternehmens in der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten besteht (z. B. ethnische Herkunft, politische Meinungen, genetische Daten, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung).
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Welche Voraussetzungen muss ein Datenschutzbeauftragter erfüllen?
Ein Datenschutzbeauftragter muss vier zentrale Anforderungen erfüllen: Fachkunde, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Neutralität.
- Fachkunde ist ein Muss – ein fachkundiger Einblick in alle Prozesse der Datengewinnung und -verarbeitung, insbesondere im Bereich Informationstechnologie. Der DSB muss Daten mit hohem Schutzbedürfnis von Daten mit gewöhnlichem Schutzbedarf unterscheiden können.
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit – erkennbar in Persönlichkeit und Verhalten. Wer z. B. gegen die vertraglich geregelte Verschwiegenheitspflicht verstoßen hat, kommt nicht infrage. Interessenkonflikte bei der Tätigkeit sind ausgeschlossen.
- Organisationstalent – gutes Organisieren und Priorisieren sowie ein Verständnis betriebswirtschaftlicher Prozesse.
- Neutralität – Geschäftsführer, IT-Leiter und Personal des höheren Managements gelten als ungeeignet, da hier leicht innere Konflikte entstehen können. Ein Geschäftsführer darf die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten daher nicht selbst übernehmen.
Wo liegt der Unterschied zwischen internem und externem Datenschutzbeauftragten?
Der interne Datenschutzbeauftragte kennt die internen Prozesse des Unternehmens von Anfang an, während der externe Datenschutzbeauftragte bereits die nötige Qualifikation, Ausbildung und Routine mitbringt. Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:
- Fokus: Beim internen DSB besteht die Gefahr, dass die eigentliche Haupttätigkeit im Vordergrund bleibt und Datenschutzaufgaben nur nebenbei laufen. Der externe DSB ist ausschließlich auf Datenschutzaufgaben fokussiert.
- Neutralität: Der externe DSB bringt eine neutrale Perspektive auf das Unternehmen mit; ein interner DSB kann leichter in innere Konflikte geraten.
- Haftung: Der interne DSB haftet grundsätzlich nicht persönlich (außer bei nachgewiesenem Vorsatz) – das Unternehmen haftet für Datenpannen. Der externe DSB haftet im Rahmen einer vertraglich vereinbarten Summe, was dem Unternehmen mehr Sicherheit gibt.
- Kündigung: Der interne DSB genießt einen ausgeprägten, ein Jahr nachwirkenden Kündigungsschutz. Beim externen DSB gelten meist die regulären vertraglichen Kündigungsfristen.
Als Entscheidungshilfe: Unternehmen, die sich täglich mit Datenschutzthemen beschäftigen müssen, profitieren eher von einem internen DSB. Besteht der Bedarf nur sporadisch, ist die externe Unterstützung meist die bessere Wahl. Gerne beraten wir Sie, welche Variante zu Ihnen passt.
Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Ein interner Datenschutzbeauftragter kostet neben dem Gehaltsanteil (üblicherweise ca. 20 % der Arbeitszeit) auch regelmäßige Fortbildungskosten von etwa 1.000 Euro pro Weiterbildungsveranstaltung sowie Kosten für weiterführende Fachliteratur.
Externe Datenschutzbeauftragte bieten meist Paketpreise an, die alle laufenden Kosten abdecken – diese starten oft schon ab 150 Euro monatlich, je nach Aufwand. Da externe DSB meist Einzelunternehmer sind, tragen sie ihre Aus- und Weiterbildungskosten selbst.
Software für Datenschutzverantwortliche und Datenschutzbeauftragte
Der Einsatz einer Datenschutzsoftware hat sich mittlerweile fest im Markt etabliert, da sie das Datenschutzmanagement digital und an einem zentralen Ort verwaltet. Sowohl für externe als auch interne Datenschutzbeauftragte ist das Angebot an Online-Lösungen groß – webbasierte Anwendungen führen Schritt für Schritt zu einem guten Datenschutzniveau.
DSM-Online ist eine solche zentrale, webbasierte Informations- und Dokumentationsplattform, speziell für das Datenschutzmanagement kleiner und mittelständischer Unternehmen konzipiert. Es gibt sie sowohl als Single-Account für Datenschutzkoordinator:innen, interne Datenschutzbeauftragte oder sonstige Verantwortliche im Unternehmen, als auch als Multi-Account für die Verwaltung mehrerer Mandate von externen Datenschutzbeauftragten.
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Häufige Fragen zum Datenschutzbeauftragten
Was macht ein Datenschutzbeauftragter genau?
Ein Datenschutzbeauftragter berät, überwacht und dokumentiert die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen. Zu seinen Kernaufgaben gehören das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Risikoanalysen, Mitarbeiterschulungen und die Funktion als Ansprechpartner für Behörden und Mitarbeitende. Er trifft keine eigenen Umsetzungsentscheidungen, sondern berät und schlägt Maßnahmen vor.
Ab wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Grundsätzlich, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon besteht die Pflicht auch bei Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist.
Was kostet ein Datenschutzbeauftragter?
Ein interner DSB kostet vor allem Arbeitszeit (ca. 20 %) sowie Fortbildungen (rund 1.000 Euro pro Veranstaltung). Externe Datenschutzbeauftragte bieten häufig Pakete ab etwa 150 Euro monatlich an.
Kann der Geschäftsführer selbst Datenschutzbeauftragter sein?
Nein. Geschäftsführer, IT-Leiter und Personal des höheren Managements gelten als ungeeignet, da hier Interessenkonflikte mit ihrer eigentlichen Rolle im Unternehmen entstehen können.
Was ist besser: interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Das hängt vom Bedarf ab. Bei täglichem Datenschutzaufwand empfiehlt sich eher ein interner DSB, bei sporadischem Bedarf meist die externe Unterstützung – ein externer DSB bringt zudem sofort Qualifikation und Neutralität mit.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Unterstützung?
DSM-Online hilft Ihnen nicht nur bei der Organisation Ihres Datenschutzes, der Definition Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Datenschutz-Folgenabschätzung, sondern auch bei der Verwaltung von Betroffenenrechten und Verletzungen, dem Erstellen von Hinweispflichten, Verträgen zur Auftragsverarbeitung, Geheimhaltungsvereinbarungen und vielem mehr.
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